Time management

Proč jedni v práci téměř nocují, zatímco druzí mají vše hotové již ve čtyři odpoledne, když vyráží domů za rodinou?

Problém

Zdálo by se snad, že jedna skupina lidí (ta efektivnější) zná nějakou fintu. Nějaké to pečlivě střežené tajemství, předávané z generace na generaci. Nebo snad draze zaplacené na osobním školení?

No, možná ano. Pravděpodobnější ale bude varianta, která nemá s tajemstvím ani penězi nic moc společného. Varianta, ve které skupina lidí začala těžit z několika razantních změn, které provedli ve svém každodenním životě. Totiž, když do něj implementovali time management. Když začali organizovat svůj čas. Analyzovat a vyhodnocovat činnosti. Filtrovat. Delegovat. Škrtat. Říkat NE!

Někdo na to přišel už na střední škole. Někdo když začal ve třiceti rozjíždět svůj vlastní business. Někdo na to nepřišel nikdy. A někdo dobře míněné rady implementoval tak špatně, že je z něj nyní přední odpůrce, který ví naprosto přesně, proč vám něco podobného nebude nikdy fungovat.

A o čem že se to tady konkrétně bavíme? Vyhrabme ze sklepa lupu po dědečkovi a pojďme se na to podívat detailněji.

Řešení

Existuje několik způsobů, jak (lépe) organizovat svůj čas. Můžete implementovat všechny, dva, jeden. A nebo také žádný.

1) Vytvářejte seznamy úkolů

Třetina vašich úkolů tak nějak vyplývá z přijatých e-mailů od kolegů. Třetinu máte v hlavě. A ten zbytek je rozházený buďto v hlavách ostatních, nebo na vašem stole v podobě papírků a popsaných obálek.

Že se poznáváte? Nuže, máme pro vás jednu dobrou a jednu špatnou zprávu.

Ta špatná je, že momentálně jste velmi neefektivní.
Ta dobrá je, že se tím dá vždy něco udělat.

Jakýkoliv úkol, který je určený vám, si zapiště do seznamu úkolů (todo listu). Pro začátek není potřeba žádné složité kategorizování ani štítkování. Postačí vám pouhé 2 seznamy.

Jeden (kompletní) bude obsahovat všechny vaše úkoly.
Druhý (denní) vytvoříte každé ráno. Umístíte na něj úkoly, které chcete stihnout ten jediný den. Po jejich dokončení je škrtnete v obou seznamech.

Kompletní seznam je dobré alespoň jednou za týden zrevidovat, tj. zkontrolovat, zda jsou všechny jeho úkoly stále aktuální.

Jedině tak budete mít základní přehled o množství práce, která je ještě před vámi.

2) Stanovujte priority

Tento bod vyžaduje implementaci bodu 1, tj. seznamy úkolů.

Každý úkol na vašem denním seznamu úkolů si označte prioritou (např. 0 – 3).
Úkoly s největší prioritou realizujte ten den jako první.

Měli byste si denně nabrat podobné množství úkolů od každé priority, tj. například:

  • Dva úkoly s prioritou 3
  • Tři úkoly s prioritou 2
  • Jeden úkol s prioritou 1
  • Dva úkoly s prioritou 0

Určení priorit a sestupná realizace vás chrání před nečekanými událostmi dne.
Nikdy nevíte, co budete muset urgentně řešit:

  • Kolega onemocní
  • Nečekaná porada
  • Dětem odpadne odpoledka
  • Začne hořet kancelář

Pokud se něco takového stane, bude zde solidní šance, že dnešní nejtěžší a nejprioritnější úkoly máte již za sebou – tzn. můžete si dovolit reagovat daleko pružněji.

A to se vyplatí!

3) Říkejte NE

Jedna z nejtěžších věcí vůbec. A to i mimo oblast time managementu. Konstantní ANO vám ale může pěkně zavařit.
Slibování nereálných termínů. Realizace činností, které pořádně neovládáte (a nechcete si to přiznat). Dlouhé pracovní večery.

Před každým ANO si udělejte dostatek času na přemýšlení. Třeba v podobě některé z těchto vět:

  • Potřebuji se nejprve podívat do kalendáře / diáře.
  • Musím si to nejprve detailněji prostudovat.
  • Pošli mi to e-mailem. Až budu mít chvilku, dám vědět.

Nejde o to, abyste konstantně vše odmítali. Jde o to, abyste neříkali zbytečné ANO. Takové, které jste vyslovili pod tlakem, a které vás bude mrzet.

4) Delegujte

Jste opravdu nejvíce kompetentní k realizaci tohoto úkolu? Nebude ho mít kolega hotový rychleji? Měli byste se tímhle vůbec zabývat? Opravdu nemáte na víkend nic lepšího, než Frantovi za flašku rumu opravovat jeho starý počítač, který nemá hodnotu ani vaší celodenní práce?

Delegujte, co můžete. Jinak vám nezbude čas na věci, které chcete mít opravdu hotové. Čas na věci, které jsou pro vás a vaše nejbližší opravdu důležité. Existují případy, kde je přísloví “každý dobrý skutek musí být po zásluze potrestán” opravdu pravdivé.

Nemůžete se zavděčit všem. Den má pro všechny jen 24 hodin. Tedy ten pozemský.

5) Plánujte

Nespoléhejte na vaši pamět, začněte seriózně používat kalendář.
Zaznamenávejte si všechny události, u kterých je možné určit datum konání s přesností alespoň na den. U prioritních úkolů pak zaznamenávejte deadline.

Každé ráno si ze všeho nejdříve (ještě před tvorbou denního seznamu úkolů) prohlédněte svůj kalendář na dnešek a zítřek. V pondělí si namísto zítřka projděte celý týden.

Díky tomuto bodu budete vědět, co vás dnes čeká. Nebudete na vážkách, pokud se vás někdo zeptá, jestli byste neměli časna menší výpomoc s touhle věcičkou. Budete vědět, že buď čas máte, a nebo nemáte. Takže mu daleko snadněji dáte jasnou a konečnou odpověď.

6) Sbírejte

Veškeré úkoly, informace a poznámky. Věci, které se na vás celý den sypou. Vše ukládejte a zapisujte na co nejméně stále stejných míst – schránek (někdy také inboxů).

Příklady typických schránek:

  • Složka doručená pošta vaší e-mailové schránky
  • Obálka na všechny papíry, které vám donesou kolegové na stůl
  • Sešit na poznámky, které si děláte při telefonátu
  • Složka na ploše obsahující dokumenty, které potřebují nějakým způsobem zpravovat

Všechny tyto schránky se snažte alespoň denně vyprazdňovat. Čistit.
Jak? Není to žádná věda. Pro každou položku (poznámku, e-mail, úkol) máte 3 možnosti:

  • Zpracovat
    • Položku dokončete ihned a nebo zařaďte na seznam úkolů.
  • Archivovat
    • Položka nevyžaduje žádnou okamžitou akci, ale mohla by se ještě hodit.
  • Smazat / vyhodit
    • Položka není aktuální. Případně se jedná o něco nezajímavého.

7) Archivujte

Poznámky, vyřešené e-mailové konverzace, nerealizované plány. Pokud se nejedná o úplný odpad, snažte se tyto věcinamísto mazání spíše archivovat. Věřte, že za to budete vděční.

Primární požadavek na strukturu archívu je snadná dohledatelnost v něm uložených dokumentů. Fyzický archív můžeme maximálně kategorizovat. Naproti tomu elektronický může klidně disponovat ještě štítky a nebo fulltextovým vyhledáváním. Představivosti se meze nekladou.

Jak si svůj archív zorganizujete, je na vás. Pro inspiraci můžete disponovat těmito systémy:

  • Fyzický
    • Krabice “osobní”
    • Krabice “pracovní”
  • E-mailový
    • Složka “osobní”
    • Složka “pracovní”
      • Projekt X
      • Projekt Y
      • Kampaň Z
  • Elektronický
    • Složka dokumentů “osobní”
    • Složka dokumentů “pracovní”
      • Projekt X
      • Klient Y
      • Společnost Z

8) Pomodoro technika

Pomodoro je metoda time managementu, kterou vyvinul Francesco Cirillo v osmdesátých letech.

Technika používá časovač k rozdělení práce na intervaly po 25 minutách, které odděluje pomocí krátkých pauz a přestávek. Těmto intervalům se přezdívá “pomodori”, množné číslo od Italského pomodoro pro “rajče”.

Metoda je založena na myšlence, že pravidelné přestávky napomáhají lepšímu soustředění.

Více o Pomodoro technice zde.

Závěrem

Máte za sebou teoretický úvod do time managementu.

Mějte na paměti, že každému nejlépe funguje něco jiného. Striktní systémy jako Getting Things Done nebo The Action Methodnejsou ve své základní podobě zdaleka vhodné pro každého. Proto se nebojte experimentovat.

Níže přikládáme další zdroje, z kterých můžete čerpat:

Aplikace

  • Tasklog – Online Pomodoro časovač (zdarma, česky)
  • Evernote – Skvělý elektronický poznámkový blok (zdarma, anglicky)
  • Todoist – Perfektní online správce úkolů (zdarma, anglicky)
  • Microsoft Outlook – Notoricky známý e-mailový klient. Zvládá i správu kalendáře, poznámek a úkolů. Nově i online. (zdarma, česky)
  • Gmail – Online e-mailový klient (zdarma, česky)
  • Google calendar – Online kalendář (zdarma, česky)

Další